东华大学教职工因公临时出国、赴港澳常见问题解答

任务审批阶段

1、什么叫因公临时出国、赴港澳？

因公临时出国、赴港澳是指因工作或学习需要，以东华教职工身份使用国家或单位、个人或邀请方的经费赴国外或香港、澳门参加会议、讲学、访问、合作研究、学习等90天以下的相关公务活动；

因私出国、赴港澳仅限于以个人身份旅游、探亲、访友、求医以及处理其他私人事务等，须遵守学校人事部门有关考勤、考核的规定。

2、审批依据是什么？怎样才能保证尽快顺利地完成审批？

1）规范的邀请函。一般邀请函应发自前往国家（地区）、有明确出访目的、出访日期、停留期限及费用负担方式，有邀请人职务信息及亲笔签名，并打印在公函纸上；邀请人身份应基本对等；需提供准确中文译文；

2）匹配的日程。请综合考虑邀请函、个人行程安排、时差、航班等情况进行申报，日程不够详细，未写明出访城市等会造成退回重审和报销错误等问题；

3）正确的个人信息。请核实姓名、出生日期、出生地、身份证号码、护照号码、职务等信息，一定不要错。这些信息一旦错误，会在最后送签时被外办或使领馆退回，直接影响您的签证签出。

3、我申请去日本，需要的内容英文邀请函上都有了，为什么还要我重开邀请函？

根据日本领馆要求，办理日本签证的邀请函须包括：①邀请理由书；②滞在预定表；③在职证明（若邀请理由书上注明邀请发出人为教授，则无需提供在职证明），以上一套完整的材料才是日本的邀请函，简称“三书”，不符合要求将无法启动任务申请，无法办理签证。

4、邀请方只给我一个电子邮件，可以进行校内审批吗？

不可以，必须提供正式规范的邀请函，详见第二个问题中关于邀请函要求的解答。

5、办签证时要用邀请函原件，可对方就给我了邀请函扫描件，能算是原件吗？

办理签证时，部分国家领馆要求邀请函必须是原件，如英国、德国、日本等。邀请函原件指邀请人手签的函件，电子签名的函件或者彩打的邀请函均属于邀请函扫描件。邀请函是任务审批中非常重要的材料，校内审批阶段可以使用邀请函扫描件，但办理签证时需要提供符合使领馆签证要求的邀请函，否则签证材料将被退回。

6、我是新进教职工，计划两个月后去德国开会，现在还没有因公护照，也没有邀请函。为了节省时间，是不是可以一边准备申请材料，一边办理护照？

不可以。因公出访必须有明确的出访任务，即提供符合要求的邀请函才能申请因公出访，任务获批后才能办理因公证照。先申请，后办照。签证办理时间也根据各国签证要求有所不同。建议出访人提早做好出国（境）规划，至少提前两个月提交申请（美国、加拿大等国家因签证办理时间久，建议至少提前三个月提交申请）。

7、我不是党员，还用做政审吗？

凡是持因公证照出访的人员，无论政治面貌，均须进行政审，政审批件也是前往上海市外办办理因公护照和签证的必要材料之一。

8、我提交申请了，现在机票便宜，我先买机票吧？

即使任务获批，鉴于签证办理期间影响因素较多，为避免因无法出境产生损失，强烈建议各位老师在顺利出签后再购买机票，且提醒各位老师不要购买凌晨出发的航班（影响出境章日期）和过境签航班。

9、什么叫双跨团？怎样判断我属于双跨团呢？

双跨团是指外单位、外地区有审批权的单位组团，我校人员参团的团组。与一般的团组区别在于：

一般团组：校内审批→国际合作处出具任务批件→办理护照签证；

双跨团组：组团单位向东华大学开具双跨团组征求意见函→校内审批→东华大学出具同意函→组团单位出具任务通知书、任务批件→东华大学出具任务确认件→办理护照签证。

因公护照、签证和通行证、签注

10、因公护照（港澳通行证）、因私护照（港澳通行证）、大陆居民往来台湾通行证相比不同的地方究竟在哪里？

因公护照、港澳通行证由外交部颁发，用于执行公务，必须由单位统一保管，一般有效期5年；

因私护照、港澳通行证由出入境管理局颁发，用于探亲访友、旅游等私人活动，本人自行保管，一般有效期10年；

大陆居民往来台湾通行证由出入境管理局颁发，用于私人、公务活动均可，其中执行公务时申请对应签注类型即可，本人自行保管，一般有效期10年。

11、必须持因公护照或港澳通行证执行公务吗？

根据《东华大学关于加强和改进教学科研人员因公临时出国（境）管理工作实施细则》（东华外〔2019〕31号），执行因公临时出国（境）任务，须持因公证照。以下四类情况，经校内审批后，可持普通证照出国（境）开展学术交流合作：

1）具有出访地居留权的；

2）经学校批准持普通护照出访的访学人员，在遵守相关政策法规的基础上，经国家留学基金委或我国驻国外使领馆审核同意后，因学术交流需要，确需执行因公临时出国（境）任务的；

3）我校外籍教职工及兼职教师，因学术交流需要，确需执行因公临时出访任务的；

4）直接从事教学科研任务的离退休返聘人员，因学术交流需要，确需执行因公临时出访任务的。

12、因公护照正好在我手里，还有有效签证，我没申报就出国了，回来补报可以吧？

首先，上次公务执行完毕后，应当在回国（境）后 5个工作日内将因公证照交还我处；其次，出访任务申请未经批准，不能出境，这与是否有有效签证（注）无关。我们不受理逾期申报及事后补报。

13、我因私护照上有美国十年多次签证，我可以持因私护照出访吗？

执行因公临时出国（境）公务，按规定必须持因公证照出访。目前根据美国的签证政策，即使因私护照上有有效签证，也可以同时在因公护照上申请美国签证。

14、持因公护照去新加坡不需要办理签证，为什么还要交材料？

新加坡对持因公证照的中国公民免签，但中国大陆出境时，需向边检出示《出境证明》，否则无法出境。因公证照的《出境证明》必须向上海市外办提交有关申请材料，方可申请办理，所以一样需要提交材料。对持因公证照免签的其他国家（如马来西亚、越南、阿联酋、塞尔维亚等）也按照上述要求办理《出境证明》。

15、有了护照签证，你能确定我百分百的顺利出入目的国家吧？

入境前，须保证您的护照有效期至少在六个月以上，并需办妥签证或出境证明。允许或拒绝外国公民出入本国国境是一国主权。如当地出入境部门认为您所持签证与入境目的不符，有权拒绝您入境；即使您已取得签证，也有可能被拒绝入境而无需说明理由。所以如果当您入境受阻，请保持冷静，尊重移民官员，如实沟通。可根据情况及时向外方主管部门或当地使领事官员寻求协助。

16、我的因公护照拿到了却不慎遗失了，怎么办？

国内遗失，报学校国际合作处，提交情况说明，由我处向外办统一上报注销；国（境）外遗失，须第一时间报国际合作处，便于我们报告上海市外办及外交部，协助确认您的相关信息，同时，请第一时间报案，并去我国驻当地的使领馆办理临时旅行证件，护照遗失期间的所有证明材料请全部留存，便于证明和保险索赔使用。

17、我在境外自己更改了些线路，去了其他地方，推迟了两天回来，不报销可以吗？

根据因公出访的管理规定：出访团组要严格按照审批内容执行出访任务，不得擅自延长天数，增加或者更改出访地点。如有违反，将被取消当年的出访任务。

18、签证办理可以多付点钱，加急送签吗？

因公签证是由上海市外办统一照会相关使领馆，和因私签证办理不同，没有额外付费加急办理签证一说。

19、我还没有拿到邀请函原件，或领馆要求的材料对方无法提供，签证能先试送吗？

不符合领馆签证要求的材料，即便试送，外办也是不会受理的。还请您严格按照领馆的签证要求来准备材料。

20、美国面谈如果被调查，到底要等多久？

请以美领馆的通知为准，一般来说大概需要三到四周的时间，但是也有超过四周审查时间的案例。所以，还请您提前做好出访计划和心理准备。

21、我可以先办一本因公护照，以后有任务的时候再办签证吗？

   不可以。因公护照必须有明确的出访任务，持有效的出国任务批件才可以办理。如无特殊情况，任务获批后办理护照签证手续，不可以只办护照，不办签证。

22、如果在办理过程中，突发其他情况，出访需要取消，怎么办？

   因公出访任务一旦完成签证送办，费用无法退还。建议您尽量不要随意取消出访任务。如果有同行的出访人，您的任务取消会影响同行人的护照签证办理进度，建议您不要取消。如确有不可抗的因素导致无法出访，须向国际合作处提交情况说明，详细说明取消原因。