第一步：校内审批
请登录东华大学网上服务大厅，搜索“因公临时出访”（非校园网环境，需连接VPN，系统使用说明https://ico.dhu.edu.cn/2023/0109/c18525a320597/page.psp），分别进入两个填写界面，进行线上出访任务和政治审查申请，具体流程如下：
一、出访任务申请：
（一）材料清单：
1、邀请函及翻译件（电子扫描件即可）。
一般邀请函应发自前往国家（地区）、有受邀人的基本信息（如姓名、职务、所在单位、因公证件号等）明确出访目的、出访日期、停留期限及费用负担方式，有邀请人职务信息及亲笔签名，并打印在公函纸上；邀请人身份应基本对等；
2、会议议程及翻译件。
三天（含）以上的国际会议，须提供会方的会议议程及翻译件；若议程超过5页，无须提供翻译件。
3、身份证复印件。
提示：正处级及以上领导干部另需配合组织部完成请假手续，《东华大学干部请假申请表》下载地址：组织部官网-下载专区，链接：https://web.dhu.edu.cn/zzb/2015/1208/c2234a138358/page.htm
因公出国（境）任务申请-成员个人信息模板.xlsx （此表仅供多人团组填报系统时收集个人信息使用，无需上传系统）
（二）审批流程：
（1）普通教职工、中层干部及副局级干部：以团组为单位，由一位出访人提出申请→学院/部门主要行政负责人审核→国际合作处、港澳台事务办公室初审→因公出访信息公示（自动公示5日）→国际合作处、港澳台事务办公室复审→科学技术研究院审核（如需）→国际合作处、港澳台事务办公室终审→分管外事副校长审批→国际合作处、港澳台事务办公室出具因公出国、赴港澳任务批件/确认件。
（2）正局级干部：出访人提出申请→因公出访信息公示（自动公示）→校党委书记、校长互审→科学技术研究院审核（如需）→国际合作处、港澳台事务办公室终审→教育部审批→教育部出具因公出国、赴港澳任务批件/确认件。
重要提示：学院/部门经办人选择学院教职工（院长除外）申请出访，请选择院长审批；院长申请出访，由学院书记审批。
机关部处、中心等其他单位教职工（部门正职除外）申请出访，请选择所在单位正职审批；部门正职出访，请选择领导班子其他成员审批。
为提高办事效率，附上审批依据供各位老师了解：
1）规范的邀请函。一般邀请函应发自前往国家（地区）、有明确出访目的、出访日期、停留期限及费用负担方式，有邀请人职务信息及亲笔签名，并打印在公函纸上；邀请人身份应基本对等；需提供准确中文译文；
2）匹配的日程。请综合考虑邀请函、个人行程安排、时差、航班等情况进行申报，日程不够详细，未写明出访城市等会造成退回重审和报销错误等问题；
3）正确的个人信息。请核实姓名、出生日期、出生地、身份证号码、护照号码、职务等信息，一定不要错。这些信息一旦错误，会在最后送签时被外办或使领馆退回，直接影响您的签证签出。
二、政审审查申请
（1）普通教职工：出访人提出申请（个人）→支部书记审批（仅限机关部门）→二级单位党组织书记审核→办结生成政审批件号。
注：系统内流程为旧流程，仍会流转至组织部，出访人无需关注该环节，技术公司会逐条解决。
（2）副处级及以上干部：出访人提出申请（个人）→支部书记审批（仅限机关部门）→二级单位党组织书记审核→组织部流转→组织部审核→办结生成政审批件号。
重要提示：二级单位党组织经办人选择
请选择所在单位基层党组织书记审批，书记本人的申请由学院院长（党委副书记）或上级党组织书记审批。
注：因公出国、赴港澳任务批件/确认件和政审批件号将邮件发送至团组联系人及下一环节负责老师。
前期校内任务审批人
欧洲及非洲
王咪，电话：67792158，办公地址：松江校区行政楼409室，邮箱：wangmi@dhu.edu.cn
亚洲（除日本）、美洲、大洋洲
段京贝，电话：62379072/62378612，办公地址：延安西路校区中北252，邮箱：duanjingbei@dhu.edu.cn
日本及港澳地区
陶琦，电话：67792154，办公地址：松江校区行政楼409室，邮箱：tq@dhu.edu.cn
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第二步：因公证照及签证（注）办理
1、办理因公证照：
办理流程：
出访任务获批→需要办理因公普通护照的出访人与外事专管员联系确定生物信息采集时间并进行预约→
出访人在指定预约时间联系上海市外事服务中心指定受理人员办理护照并咨询签证申请要求
*申请因公赴港澳通行证及签注无需进行生物信息采集。可以直接联系上海市外事服务中心指定受理人员咨询并办理。
已有有效因公证照，且出访日期距离护照有效期大于6个月的出访人，请及时与我处进行联系领取，并妥善保管因公证照直至归还。
2、办理因公签证：
办理流程：
确认因公证照有效期距离出访日期在6个月以上→签证咨询与指导→提交签证材料及签证费（根据学校财务要求和市外办要求操作）→材料审核及修改→签证材料送外办→签证材料审核并照会相关使领馆→签证材料进领馆→补充领馆要求的其他材料（如有）→确认留取签证指纹的时间（如须）→签证签出→行前教育（二级单位落实并留好台账）及护照签证领取
各国签证材料清单及要求（因公）：
上海市外事办公室网站“各国因公签证要求”：https://wsb.sh.gov.cn/wsbs/ygcgjgl/qzyq/index.html
注：签证材料要求可能随时更新，以上信息仅供参考，须以实际情况为准。因公签证办理不同于因私签证办理，请各位出访人严格按照市外办发布的签证材料清单及要求进行准备。
因公证照、签证（注）具体受理：上海外事服务中心
联系人：李小磊，22161560、18918202371
办公地址：华山路228号2楼16号窗口
工作时间：9:00-11:30，13:30-17:30
**如需因私签证咨询，可以联系上海外事服务中心（出入境公司）
联系人：任天君 13817551424
地址：娄山关路55号新虹桥大厦108室
工作时间：09:00-11:30，13:30-17:00
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第三步：出访前温馨提醒
1.出访前请仔细阅读行前告知书和安全教育承诺书，完成材料签署并提交至所在二级单位外事负责人或所在机关党支部处做好备案工作。材料详见https://ico.dhu.edu.cn/cybd/list.htm。
2.请团长务必提醒所有团组成员严格按照批准行程执行因公任务，不得延长访问时间或增加访问地点，以国内出入境章为准（不建议购买凌晨航班），如有违反，一年内不予受理新的因公出访任务。
3.出境时请携带护照原件、邀请函等材料，并做好因公证照、签证的复印留底，以应对突发情况。
4.出境时请务必妥善保管因公证照，以免遗失。如遇特殊情况，可以拨打领事保护应急电话12308，并第一时间与二级单位指定联络人联系，并告知国际合作处。
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第四步：抵境后，请完成证照归还和归国（境）材料审核工作
1. 因公证照签证信息留底：请将因公证照的个人信息页、本次出访相关的签证（注）页以及出入境章页自行留底（如护照归还，即认为已留底）；
2. 因公证照归还：抵境五日内将证照归还至国际合作处延安路校区保管（寒暑假请留意我处值班时间，并在值班期间归还，如遇国定假期可以提前告知并顺延）；
3. 提交归国（境）审核材料：进入网上服务大厅-因公临时出访-归国（境）材料上传界面，上传回访报告（参照系统中模板）、因公证照的个人信息页、本次出访相关的签证（注）页以及国内出入境章记录页。出访团组须在回国一个月内在服务大厅中因公临时出访相关界面提交出访报告，未提交出访报告的团组或个人不予受理新的因公出访任务。
4. 报销通知书：归国（境）审核材料提交后请联系段京贝老师，审核通过后即可返回系统自行下载报销通知书。
后期因公护照签证管理和归国境材料审核联系人
段京贝，电话：62379072/62378612，办公地址：延安西路校区中北252，邮箱：duanjingbei@dhu.edu.cn
