东华大学教职工因公临时出国、赴港澳常见问题解答
发布时间: 2020-02-17

东华大学教职工因公临时出国、赴港澳常见问题解答

 

任务审批阶段

1、什么叫因公临时出国、赴港澳?

因公临时出国、赴港澳是指因工作或学习需要,以东华教职工身份使用国家或单位、个人或邀请方的经费赴国外或香港、澳门参加会议、讲学、访问、合作研究、学习等90天以下的相关公务活动;

因私出国、赴港澳仅限于以个人身份旅游、探亲、访友、求医以及处理其他私人事务等,须遵守学校人事部门有关考勤、考核的规定。

2、审批依据是什么?怎样才能保证尽快顺利地完成审批?

1)规范的邀请函。一般邀请函应发自前往国家(地区)、有明确出访目的、出访日期、停留期限及费用负担方式,有邀请人职务信息及签名,并打印在公函纸上;邀请人身份应基本对等;需提供翻译件;

2)匹配的日程。请综合考虑邀请函、个人行程安排、时差、航班等情况进行申报,日程不够详细,未写明出访城市等会造成退回重审和报销错误等问题;

3)正确的个人信息。请核实姓名、出生日期、出生地、身份证号码、护照号码、职务等信息,一定不要错。这些信息一旦错误,会在最后送签时被外办或使领馆退回,直接影响您的签证签出。

3、我申请去日本,需要的内容英文邀请函上都有了,为什么还要我重开邀请函?

根据日本领馆要求,办理日本签证的邀请函须包括:①邀请理由书;②滞在预定表;③在职证明(若邀请理由书上注明邀请发出人为教授,则无需提供在职证明),以上一套完整的材料才是日本的邀请函,简称“三书”,不符合要求将无法启动任务申请,无法办理签证。

4、邀请方只给我一个电子邮件,可以进行校内审批吗?

不可以,必须提供正式规范的邀请函,详见第二个问题中关于邀请函要求的解答。

5、办签证时要用邀请函原件,可对方就给我了邀请函扫描件,能算是原件吗?

办理签证时,部分国家领馆要求邀请函必须是原件,如英国、德国、日本等。邀请函原件指邀请人手签的函件,电子签名的函件或者彩打的邀请函均属于邀请函扫描件。邀请函是任务审批中非常重要的材料,校内审批阶段可以使用邀请函扫描件,但办理签证时需要提供符合使领馆签证要求的邀请函,否则签证材料将被退回。

6、我是新进教职工,计划两个月后去德国开会,现在还没有因公护照,也没有邀请函。为了节省时间,是不是可以一边准备申请材料,一边办理护照?

不可以。因公出访必须有明确的出访任务,即提供符合要求的邀请函才能申请因公出访,任务获批后才能办理因公证照。先申请,后办照。签证办理时间也根据各国签证要求有所不同。建议出访人提早做好出国(境)规划,至少提前两个月提交申请(美国、加拿大等国家因签证办理时间久,建议至少提前三个月提交申请)。

7、我不是党员,还用做政审吗?

凡是持因公证照出访的人员,无论政治面貌,均须进行政审,政审批件也是前往上海市外办办理因公护照和签证的必要材料之一。

8、我提交申请了,现在机票便宜,我先买机票吧?

即使任务获批,鉴于签证办理期间影响因素较多,为避免因无法出境产生损失,强烈建议各位老师在顺利出签后再购买机票,且提醒各位老师不要购买凌晨出发的航班(影响出境章日期)和过境签航班。

9、什么叫双跨团?怎样判断我属于双跨团呢?

双跨团是指外单位、外地区有审批权的单位组团,我校人员参团的团组。与一般的团组区别在于:

一般团组:校内审批→国际合作处出具任务批件→办理护照签证;

双跨团组:组团单位向东华大学开具双跨团组征求意见函校内审批→国际合作处出具同意函→组团单位出具任务通知书任务批件国际合作处出具任务确认件办理护照签证。

 

 

因公护照、签证和通行证、签注

10、因公护照(港澳通行证)、因私护照(港澳通行证)、大陆居民往来台湾通行证相比不同的地方究竟在哪里?

因公护照、港澳通行证由外交部颁发,用于执行公务,必须由单位统一保管,一般有效期5年;

因私护照、港澳通行证由出入境管理局颁发,用于探亲访友、旅游等私人活动,本人自行保管,一般有效期10年;

大陆居民往来台湾通行证由出入境管理局颁发,用于私人、公务活动均可,其中执行公务时申请对应签注类型即可,本人自行保管,一般有效期10年。

11、必须持因公护照或港澳通行证执行公务吗?

根据《东华大学关于加强和改进教学科研人员因公临时出国(境)管理工作实施细则》(东华外〔2019〕31号),执行因公临时出国(境)任务,须持因公证照。以下四类情况,经校内审批后,可持普通证照出国(境)开展学术交流合作:

1)具有出访地居留权的;

2)经学校批准持普通护照出访的访学人员,在遵守相关政策法规的基础上,经国家留学基金委或我国驻国外使领馆审核同意后,因学术交流需要,确需执行因公临时出国(境)任务的;

3)我校外籍教职工及兼职教师,因学术交流需要,确需执行因公临时出访任务的;

4)直接从事教学科研任务的离退休返聘人员,因学术交流需要,确需执行因公临时出访任务的。

12、因公护照正好在我手里,还有有效签证,我没申报就出国了,回来补报可以吧?

首先,上次公务执行完毕后,应当在回国(境)后 5个工作日内将因公证照交还我处;其次,出访任务申请未经批准,不能出境,这与是否有有效签证(注)无关。我们不受理逾期申报及事后补报。

13、我因私护照上有美国十年多次签证,我可以持因私护照出访吗?

执行因公临时出国(境)公务,按规定必须持因公证照出访。目前根据美国的签证政策,即使因私护照上有有效签证,也可以同时在因公护照上申请美国签证。

14、持因公护照去新加坡不需要办理签证,为什么还要交材料?

新加坡对持因公证照的中国公民免签,但中国大陆出境时,需向边检出示《出境证明》,否则无法出境。因公证照的《出境证明》必须向上海市外办提交有关申请材料,方可申请办理,所以一样需要提交材料。对持因公证照免签的其他国家(如马来西亚、越南、阿联酋、塞尔维亚等)也按照上述要求办理《出境证明》。

15、有了护照签证,你能确定我百分百的顺利出入目的国家吧?

入境前,须保证您的护照有效期至少在六个月以上,并需办妥签证或出境证明。允许或拒绝外国公民出入本国国境是一国主权。如当地出入境部门认为您所持签证与入境目的不符,有权拒绝您入境;即使您已取得签证,也有可能被拒绝入境而无需说明理由。所以如果当您入境受阻,请保持冷静,尊重移民官员,如实沟通。可根据情况及时向外方主管部门或当地使领事官员寻求协助。

16、我的因公护照拿到了却不慎遗失了,怎么办?

国内遗失,报学校国际合作处,提交情况说明,由我处向外办统一上报注销;国(境)外遗失,须第一时间报国际合作处,便于我们报告上海市外办及外交部,协助确认您的相关信息,同时,请第一时间报案,并去我国驻当地的使领馆办理临时旅行证件,护照遗失期间的所有证明材料请全部留存,便于证明和保险索赔使用。

17、我在境外自己更改了些线路,去了其他地方,推迟了两天回来,不报销可以吗?

根据因公出访的管理规定:出访团组要严格按照审批内容执行出访任务,不得擅自延长天数,增加或者更改出访地点。如有违反,将被取消当年的出访任务。

18、签证办理可以多付点钱,加急送签吗?

因公签证是由上海市外办统一照会相关使领馆,和因私签证办理不同,没有额外付费加急办理签证一说。

19、我还没有拿到邀请函原件,或领馆要求的材料对方无法提供,签证能先试送吗?

不符合领馆签证要求的材料,即便试送,外办也是不会受理的。还请您严格按照领馆的签证要求来准备材料。

20、美国面谈如果被调查,到底要等多久?

请以美领馆的通知为准,一般来说大概需要三到四周的时间,但是也有超过四周审查时间的案例。所以,还请您提前做好出访计划和心理准备。

21、我可以先办一本因公护照,以后有任务的时候再办签证吗?

   不可以。因公护照必须有明确的出访任务,持有效的出国任务批件才可以办理。如无特殊情况,任务获批后办理护照签证手续,不可以只办护照,不办签证。

22、如果在办理过程中,突发其他情况,出访需要取消,怎么办?

   因公出访任务一旦完成签证送办,费用无法退还。建议您尽量不要随意取消出访任务。如果有同行的出访人,您的任务取消会影响同行人的护照签证办理进度,建议您不要取消。如确有不可抗的因素导致无法出访,须向国际合作处提交情况说明,详细说明取消原因。