东华大学举办国际会议申报指南
国际合作处   发布时间: 2019-10-09   浏览次数: 10

一、国际会议定义

在我国境内(不含港澳台地区)举办的、与会者来自2个或2个以上国家和地区(不含港澳台地区)的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等都属于国际会议,均需报教育部审批

 

二、预报须知

每年9月,各单位通过平台(http://econf.hust.edu.cn/)上报下一年度会议计划(含一般性国际会议和重大国际会议),经审核列入年度计划后方可正式申报;每年9月至10月单位管理员做第一步筛选;每年11月教育部收集汇总各单位下一年度国际会议计划最终筛选并备案。每年3月可补报本年度下半年一般国际会议预报, 经审核列入年度计划后方可正式申报。

注:自然科学技术类小型国际会议(外宾少于30人,不涉及敏感问题),无须预报

 

三、申报须知

已列入年度计划的会议,按以下类别和时间上报会议申报表和书面申请文件:

会议类别

会议规模

系统申报时间

人文社科类

重大

1、外宾:≥100人;

2、会议总人数≥400人;

3、涉及敏感问题(不论规模大小)。

提前5个月

一般

1、外宾:≤100人;

2、会议总人数≤400人;

3、不涉及敏感问题。

提前3个月

自然科学技术类

重大

1、外宾:≥300人;

2、会议总人数≥800人;

3、涉及敏感问题(不论规模大小)。

提前5个月

一般

1、外宾:≤300人;

2、会议总人数≤800人;

3、不涉及敏感问题。

提前3个月

小型

1、外宾:≤30人;

2、不涉及敏感问题。

提前3个月

(无须预报)

邀请政要类

外国政要或前政要访华

提前2个月

国家领导人出席

提前1个月

 

四、申报流程

(一)每年9月预报

1、会议负责人注册并登陆国际会议申报平台,选择“会议预报申报”→“会议预报”发起预报申请,会议名称避免使用英文缩写(具体操作参见附《国际会议申报须知及国际会议报批平台使用指南》)

2、国际合作处对预报会议进行审核,由教育部终审;

3、国际会议预报审核通过后,会议负责人在会议召开前3-5个月按规定进行正式申报。

 

(二)会议召开前正式申报

1根据前文“申报须知”中系统申报时间要求会议负责人在国际会议申报平台对会议进行正式申报;

2、会议负责人填写《国际会议校内审核流程表》,相关负责人签字、盖章后交至国际合作处;

4、国际合作处进行审核,形成东华大学国际会议举办请示报告;

5教育部审批;

6、教育部下达批复;

7、申请院系部处召开会议;

8会议负责人于会后2个月内在国际会议报批平台上传会议总结

 

、会议预报及申报材料(于国际会议申报平台的“文件管理”处下载)

1、国际学术会议预报申请表

2、《国际会议校内审核流程表》

3、东华大学举办国际会议的请示报告

 

 

、获批会议注意事项:

1、一般会议不邀请国家领导人或国外政要或前政要出席。

2、获批会议不得随意更改会议名称、主题、会议性质、规模、会议地点和时间如需更改,须在原定会议时间的2个月在平台上填写更改说明申报,国际合作处同意之后下载表格签字盖章并上传至平台报教育部审批。

3、在会议的筹备及举办过程中,会议主办单位和学术负责人必须严格把关,防止出现两个中国和一中一台等敏感问题,尤其是会议的论文集和所有文字材料中不得出现此类问题。

4、如涉及异地办会,会议负责人须在申报时提交会议举办地省外办批复件。

5、如果有境外组织参与,应在系统提交其简要介绍;若为境外非政府组织赞助的国际会议,须按境外非政府组织境内活动管理法规定提前到公安机关进行备案并在线申报会议时提交公安部许可函扫描件。

6、请各单位外事处或国际处下载批件后自行抄送各相关单位

 

六、会议后总结材料要求:

1、会议负责人必须在会议结束后2个月内,在国际会议报批平台将会议的学术总结(至少3000字)、统计表、重要照片3-5张(JPG格式,3500*2500像素)、 论文集(1份)、到会国内外代表名单等材料提交到国际合作处。

2、会议照片可包括开幕式,会议代表合影,会场全景,会议发言人,会议重要活动,主席台,闭幕式等,须注明照片上人员的姓名、工作单位、职衔、时间、地点。

3、国际会议学术总结须述明:

1)会议名称、时间、地点、主办单位和学术负责人,与会中、外宾实到人数(港、澳、台学者列入中方代表),收到中、外论文数,论文集出版情况(注:不要采用答问形式撰写)。

2)会议的主题、主要报告的基本内容和分组交流情况,国际上本学科的动向、趋势、水平和评价;

3)与会国内外著名学者的最新研究成果和动向;收获和成果,对会议学术水平的评价和效益评估,通过会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和国际水平的差距,存在的问题和建议;

4)会议学术综述由会议学术负责人组织撰写和签名,署明联系人,联系电话和Email地址。